Depositar documentos
Para depositar un documento en Helvia es necesario estar registrado en el repositorio y tener los permisos para ello. Si ya tiene cuenta en Helvia, pero no tiene permisos, envíenos un correo a pre@uco.es y se los asignaremos.
Una vez autenticado le aparecerá la opción Envíos, en el índice de la derecha, bajo Mi cuenta. También tendrá esa opción si está en la página de la colección/es para las que está autorizado a depositar.
Cómo detener un envío:
En cualquier fase del proceso puede parar y guardar su trabajo para continuar más tarde. Simplemente ha de hacer click en la opción Guardar / Salir, que aparece en la página. Los datos que introduzca serán almacenados hasta que se vuelva a cargar el documento. Recuerde que en la página de Mi cuenta / Envíos, se encuentra el proceso de depositar el documento. Si por error sale del proceso siempre puede acudir a Mi cuenta para reanudarlo.Para comenzar el autoarchivo de un ítem:
Tiene que hacer click en el enlace Acceder y una vez reconocido entrar en Mi cuenta / Envíos.Seleccionar la colección en la que desea incorporar el nuevo documento mediante el desplegable, y pulsar Siguiente.
Para depositar un documento en la colección debe estar previamente autorizado. Si no tiene permiso para depositar documentos en esa colección, por favor contacte con el equipo de Helvia: pre@uco.es
En la parte superior de la página se encuentra un diagrama, formado por 6 rectángulos, que representan los pasos a seguir a la hora de depositar un documento. A medida que se van introduciendo los datos, estos rectángulos cambian de color, indicando siempre la fase del proceso en el que se encuentra. Hay que tener en cuenta que durante todo el envío es posible volver a cualquier paso anterior y modificar o revisar lo que sea necesario.
Haga click en el botón Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior, o en Guardar/Salir para parar el envío o guardar los datos.
Envío de ítems: Describir: Descripción del ítem - Página 1
La información que se debe rellenar en estas dos pantallas corresponderá a los metadatos del documento por los cuales los usuarios recuperarán el mismo usando las herramientas de búsqueda pertinentes. La riqueza en los metadatos hará que el documento sea más fácil de recuperar, por ello se aconseja tomarse tiempo en introducir la información en los campos más adecuados.
Autor: persona, organización o servicio responsable de la creación del contenido del documento. Usando la opción búsqueda, puede comprobar si el autor ya está incluido en el Repositorio, de este modo puede escoger la forma aceptada y evitar la duplicidad de los nombres de autor. Se puede hacer click en Añadir si fuera necesario.
Título: es un campo obligatorio, introducir el título completo por el cual va a conocerse el documento.
Otro Título: introducir aquí el título alternativo, por ejemplo, título en otro idioma, título abreviado, etc.
Datos de la publicación: si el documento ha sido previamente publicado o hecho público, introducir aquí la fecha. Hay que rellenar obligatoriamente la casilla del año. Si el mes y el día no se conoce, se puede dejar en blanco.
Editor: introducir el nombre del editor.
Cita: introducir la información de la cita del documento si se trata de un artículo de revista o parte de un trabajo más largo, como un capítulo de un libro. Es recomendable usar el formato APA.
- Para artículos de revistas: incluya el título de la revista, número de volumen, fecha y paginación.
- Para capítulos de libro: incluya el título del libro, lugar de publicación, nombre del editor, fecha y paginación.
(ejemplo http://dx.doi.org/10.21071/cco.v13i.624).
Identificadores: si existe un número o código único que identifique este documento en algún sistema, introdúzcalo aquí y seleccione en el desplegable el tipo de identificador:
ISBN - International Standard Book Number - ej. 0-1234-5678-9
ISSN - International Standard Serial Number - ej. 1234-5678
ISMN - International Standard Music Number - ej. M-53001-001-3
URI - Universal Resource Identifier - ej. http://helvia.uco.es
Otro - Otro tipo de identificador, no recogido en las opciones anteriores, y que sirva para identificar el documento en una colección local.
Tipo: seleccionar el tipo de documento que mejor se ajuste a su ítem. Para seleccionar más de uno debe mantener pulsada la tecla "Ctrl".
Idioma: seleccione el idioma principal en que está escrito el documento. Si el idioma no aparece entre las opciones, elija la opción Otro.
Si el idioma es un concepto no aplicable a su ítem (una foto, una imagen, por ejemplo), elija la opción N/A.
Haga click en el botón Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior o en el botón Guardar/Salir.
Envío de ítems: Describir: Descripción del ítem - Página 2
Palabras clave: introducir todas las palabras clave necesarias para describir su documento, desde las más generales a las más específicas. Cuantos más términos use, más posibilidades tienen los usuarios de encontrar el documento en su búsqueda por materias. Utilice un cuadro de texto para cada palabra clave. Puede añadir más cuadros de texto presionando el botón Añadir.
Sugerimos el uso de un vocabulario controlado para definir palabras clave. De este modo su ítem tiene una descripción temática acorde a los estándares internacionales para materias.
Resumen: introducir en el cuadro de texto el resumen del documento en el idioma principal, correspondiente al idioma seleccionado anteriormente. No existe un límite de longitud para el resumen. Si existe un resumen en otro idioma puede usar el botón Añadir para introducirlo.
Número de la Agencia Financiadora: si el documento que está introduciendo es el producto de una investigación patrocinada, use este campo para introducir el número del proyecto de investigación bajo el que se ha realizado el ítem. Recuerde que es obligatorio si el proyecto ha sido financiado por el FP7 u otro programa de la CE. El formato debe de ser info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7/xxxxx y para los documentos que deben cumplir con el artículo 37 de la Ley de la Ciencia cuyo formato debe ser Gobierno de España.xxxxx o Junta de Andalucía.xxxxx.
Patrocinadores: se puede poner aquí otra información de los patrocinadores si lo necesita. Es un campo libre, donde puede introducir cualquier texto.
Descripción: aquí puede introducir cualquier otra información o comentario para describir el documento que está depositando y que pueda ser de interés para el usuario.
Haga click en el botón Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior o en el botón Guardar/Salir.
Envío de ítems: Subir: Cargar el archivo(s) , embargo y formatos de fichero
Fichero: presione el botón Examinar que aparece en la caja de diálogo y elija el archivo en el ordenador, asegúrese de que el nombre no tenga diacríticos, signos de puntuación, ni caracteres como %, #, etc. Haga doble click sobre el archivo que desea subir y la dirección completa aparecerá en el cuadro de texto.
Descripción: opcionalmente, puede indicar una descripción breve de este archivo, por ejemplo "Artículo principal" o "Datos experimentales".
Si quiere cargar más de un archivo, pulse el botón Subir el archivo y añadir otro y vuelva a repetir el proceso.
Embargo hasta una fecha específica: en caso de que el documento que está describiendo tuviera alguna restricción de acceso en abierto, pero deba depositarlo para cumplir los mandatos nacionales o europeos, puede anotar la fecha en la que el archivo del ítem podrá ser consultado. El calendario desplegable le ayudará a anotar la fecha en el formato correcto, a efectos de embargo debe usar la fecha de publicación como referencia.
Para conocer las políticas de embargo de la principales revistas y editoriales puede usar la página de Sherpa/Romeo para publicaciones internacionales o Dulcinea si se trata de revistas españolas.
Un documento embargado no permitirá el acceso al fichero del mismo, pero sí a los metadatos que lo describen los cuales podrán ser recolectados.
Motivo del embargo: aquí puede especificar el motivo del embargo del archivo si así lo desea.
Si el ítem sólo consta de un archivo o ya ha terminado de cargar todos los archivos pulse Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior o en el botón Guardar/Salir.
Envío de ítems: Formato del Fichero
Esta pantalla sólo aparece en el caso que Helvia no reconozca el formato del fichero subido. Si ocurre esto habrá que buscar el formato en la lista ofrecida. Si el formato del fichero aparece en la lista, hacer click sobre éste, y después en el botón Envío.
Envío de ítems: Revisar envío
Esta página permite revisar la información que ha sido introducida hasta el momento para describir y cargar el documento. Para corregir o editar información, haga click en el botón Corregir alguno de estos de cada uno de los apartados del envío.
Puede comprobar de forma segura los ficheros que ha subido, descargándolos en su ordenador, se abrirá una nueva ventana para visualizarlos.
Seleccione la opción Siguiente para proseguir, Anterior para volver a la página anterior o Guardar/Salir para cancelar o grabar su depósito.
Envío de ítems: Completar
Licencia de depósito:
Por favor, lea la licencia despacio. Si tiene alguna pregunta contacte con el Administrador.
Helvia requiere aceptar la licencia para que el documento aparezca de forma pública en el Repositorio Institucional de la Universidad de Córdoba. El no aceptar la licencia de distribución hará que el documento no sea visible de manera pública, sino que permanezca en su espacio personal Mi cuenta. En cualquier momento, si lo desea, puede aceptar la licencia o borrar definitivamente del Repositorio Institucional de la Universidad de Córdoba los datos del documento.
Licencia de uso:
Helvia trabaja con las Licencias Creative Commons, organización internacional sin ánimo de lucro, cuya finalidad es la difusión del conocimiento y de la cultura a través de la creación de licencias con las que los creadores pueden indicar qué usos permiten y cuáles no, en relación a sus obras publicadas en Internet. En este sentido, una licencia Creative Commons es un modelo de contrato recomendado para poner información en régimen de consulta libre en la Web, facilitando el uso, aunque al mismo tiempo salvaguardando la atribución de la obra al autor e impidiendo una posible utilización comercial sin permiso.
Esta licencia indica de forma clara a la persona que utilizará la información de qué permisos dispone por parte del autor.
En Helvia se usa la Licencia “Reconocimiento – No comercial – Sin obra derivada”: el otorgante de la licencia permite copiar, reproducir, distribuir y comunicar públicamente la obra, siempre y cuando se citen y reconozcan a los autores originales. No se permite, sin embargo, utilizar esta obra para finalidades comerciales ni la creación de obras derivadas de la misma.
Cuando se finaliza el proceso de envío, la Biblioteca revisa los metadatos y el documento se publica en Helvia. El usuario recibirá un mensaje de correo electrónico informándole al respecto. Este correo contiene la URL persistente asignada al documento.
En el caso de que el administrador detecte alguna incidencia (por ejemplo, el archivo subido no corresponde con el documento descrito), rechazará el envío y lo comunicará por correo electrónico. Se pueden realizar las modificaciones oportunas y volver a enviarlo.
Para comprobar el estado del envío mirar en la página Mi Cuenta.
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