ISO 16363, auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza

Abstract

El Depósito Digital de Documentos de la Universitat Autònoma de Barcelona (DDD), http://ddd.uab.cat/, se creó en 2006. Después de cinco años de consolidación institucional y con una gran diversidad y riqueza de contenidos (más de 100.000 registros) se inicia, en noviembre de 2011, un proceso centrado en actuaciones de calidad para detectar las posibles mejoras en cuanto a procedimientos de gestión, acceso y preservación de contenidos. La primera actuación (2011-2013) consistió en una evaluación centrada en la seguridad informática del repositorio basada en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). El propósito de esta comunicación es presentar la segunda actuación (2014-2015) de evaluación del repositorio, siguiendo las directrices de la norma ISO 16363, de auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza. En esta auditoría han participado diferentes servicios y ámbitos de la Universidad, además de contar con el asesoramiento de un auditor externo. El objetivo de la norma ISO 16363 es proporcionar un marco de análisis de la calidad y consistencia del repositorio, respecto a la integridad de los datos, y un compromiso con la conservación a largo plazo y el acceso a los documentos depositados. Muestra el cumplimiento de los requisitos que son necesarios para el reconocimiento del DDD como un repositorio digital de confianza. Las métricas ISO 16363 se centran en combinar la validación de los sistemas y la seguridad informática con la voluntad del DDD de ser un repositorio digital fiable para el acceso a largo plazo. El desarrollo de esta auditoría se ha centrado en la resolución de un cuestionario que repasa la estructura de la organización, la entrada y gestión de contenidos, la preservación y la gestión de los riesgos asociados a las infraestructuras técnicas. De este análisis se han derivado diferentes documentos técnicos de soporte, entre los que destacan el modelo OAIS aplicado a la UAB y un Plan de preservación. Se demuestra que la norma ISO 16363 no solamente se puede aplicar para evaluar el buen funcionamiento de sistemas de preservación establecidos, sino que los gestores del repositorio también la pueden usar como herramienta interna de diagnóstico del estado de su sistema, así como para planificar las acciones a aplicar para una gestión y preservación a largo plazo más eficientes