Archivo Digital España Unión Europea (Sedas)

Abstract

Proponemos una comunicación sobre ?Archivo-Digital España Unión Europea? (Sedas), se trata de una Comunidad del Repositorio institucional de la Universitat Jaume I con unas características peculiares en el ámbito del Acceso Abierto. Trabajamos en esta comunidad digital, 20 universidades españolas, la Representación de la Comisión Europea en España en colaboración con la Secretaría de Estado para la Unión Europea del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. URL: repositori.uji.es/xmlui/handle/10234/25884 Los puntos que se expondrían en la comunicación, los esbozamos en las siguientes líneas. 1.- ¿Qué es Archivo Digital España-Unión? Estrictamente hablando Archivo Digital España-Unión Europea (Sedas) es una comunidad del Repositorio institucional de la Universitat Jaume I que alberga la documentación relativa al proceso de integración de España en la Unión Europea incluyendo la producción intelectual de nuestras universidades en esta materia. El Repositorio de la Universitat Jaume I utiliza DSpace (versión 1,6) como software y actualmente la interface es XMLUI (Manakin). Archivo Digital España-Unión fue una iniciativa que lanzó en 2011 el Centro de Documentación Europea de la Biblioteca de la Universitat Jaume I a la red de Centros de Documentación Europea. 2.- ¿Quiénes forman Archivo Digital España-Unión? En Sedas participamos 20 Centros Documentación Europea españoles junto con la Representación en España de la Comisión Europea en colaboración con la Secretaría de Estado para la Unión Europea del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Los Centros de Documentación Europea (CDE) fueron creados por la Comisión Europea en 1963, en la actualidad existen unos 400 en toda la Unión Europea y en España contamos con 37, localizados principalmente en Universidades. Los CDE tienen como misión fomentar los estudios e investigaciones en el ámbito de la integración europea, desarrollar la enseñanza y la investigación sobre la UE y poner a disposición de la comunidad universitaria y el público en general, toda documentación procedente de la misma. La Comisión Europea organiza seminarios de formación, reuniones y convocatorias anuales específicas para la red de Centros de Documentación Europea, bien en Bruselas o en otro estado miembro. 3.- Características de Archivo Digital España-Unión Sedas es un repositorio temático y cooperativo, está vertiente de colaboración es la que queremos destacar en la presente comunicación, brevemente comentaremos: .- Descripción del ámbito internacional del proyecto .- Referencia a la documentación multilingüe de la Unión Europea y las lenguas que utilizamos .- Enumerar las principales fuentes .- Enumerar los tipos de archivos que utilizamos 4.- Método de trabajo Describiremos cómo coordinamos a 20 universidades para trabajar en una misma comunidad documental alojada en el Repositorio UJI. El primer paso fue la creación de el Comité técnico que lleva todo el peso del proyecto y que está formado por los CDE de las Universidades: Jaume I, Carlos III de Madrid, CEU San Pablo, Francisco de Vitoria, Politécnica de Madrid y la Secretaría de Estado para Unión Europea. El Comité técnico define los objetivos, los contenidos, los metadatos, las etiquetas, los formatos, marca la política de gestión de derechos de autor/editoriales, el plan de comunicación y en general todo el desarrollo de Sedas. El reparto del trabajo, la coordinación de recursos humanos, materiales y tareas lo viene haciendo, desde el Comité técnico, la Universidad Politécnica de Madrid. El Comité se reúne periódicamente, generalmente, en la sede de la Representación de la Comisión Europea en Madrid. La Universitat Jaume I presta la asistencia técnica informática (personalización de la plantilla de Sedas, importación de registros, metadatos, visualización, etc.) y la formación de los participantes de Sedas. Los CDE que integran Sedas, trabajan, desde sus universidades, en la plataforma DSpace de la UJI. Se ha dado acceso a una persona por institución. Contamos con 6 grupos de trabajo que cubren diferentes ámbitos de trabajo: digitalización, gestión de derechos de autor/editorial, parte técnica-informática, revisión de autoridades y registros, localización de documentación, manual de usuario y plantillas en DSpace. 5.- Herramientas documentales de Sedas En este apartado enumeraremos las herramientas documentales que utilizamos. .- Descriptores: Eurovoc, tesauro multilingüe de la Unión Europea. .- Palabras clave: texto libre .- Manual de usuario de Archivo Digital España-Unión Europea elaborado por el Comité técnico, donde se recoge todo el proceso a seguir para cargar archivos con sus metadatos y licencias a Sedas. .- Google Sites, utilizamos esta herramienta como intranet del grupo. 6.- Importaciones registros Describiremos el método que seguimos para la importación de registros desde los repositorios de la universidades españolas a Archivo Digital España-Unión Europea. Los CDE cargan los documentos en Sedas uno a uno, pero también hemos realizado importaciones de registros procedentes de los repositorios de cinco universidades: Universidad de Valladolid, Universidad Carlos III de Madrid, Universidad de Salamanca, Universidad CEU San Pablo y Universidad de Murcia. Y seguimos trabajando, en breve tendremos más importaciones Los bibliotecarios y documentalistas seleccionan los archivos pertinentes de sus repositorios institucionales y junto al personal informático de la Biblioteca de la Universitat Jaume I se realizan las importaciones de los metadatos, de los ítems seleccionados, no importamos los ficheros. Hemos optado por está fórmula porque reúne los documentos en nuestra comunidad, da visibilidad a todas las partes y es una forma práctica de trabajar con las diferentes formas de descripción de los ítems y con la gestión de los Derechos de Autor. 7.- Derechos Autor Describiremos la gestión de derechos de autor .- Cartas/modelos de solicitud de licencias, creados para Sedas basándonos, principalmente, en el material de la Universidad Carlos III. .- Archivo de las licencias centralizado. 8.- Redes sociales e Internet Enumeraremos las diferentes redes con las que trabajamos, creadas por la Universidad Francisco de Vitoria, y su cometido. Archivo Digital está presente en Internet y en las redes sociales a través: .- Sitio web: http://seda.uji.es/ .- Facebook: https://www.facebook.com/ArchivoDigitalESUE .- Twitter: ADEspañaUE (@AD_ESUE) .- El blog acoge publicaciones de expertos en la materia Unión Europea y en documentación, generalmente son profesores universitarios, como lo han hecho, entre otros, Josep Borrell, Enrique González Sánchez, Eva Ramón y Enrique Barón. Queremos ser un Think Tank . La URL es https://archivodigitalesue.wordpress.com/blog/ .- Logotipo de Sedas: comentaremos su aparición a través de la Universidad Francisco de Vitoria. 9.- Principales presentaciones públicas y reconocimientos de Archivo Digital España-Unión Europea Enumeraremos las principales presentaciones hasta la fecha. .- 2011, 7 y 8 de noviembre: presentación en Malta, en el Annual General Meeting (AGM) de la red Europe Direct de la Comisión Europea. .- 2012, 4 diciembre: presentación oficial en la sede de la Representación de la Comisión Europea en Madrid, con la asistencia de la prensa. .- 2013, febrero: Archivo Digital España- Unión Europea, a través del CDE de la UJI, fue elegido como ejemplo de buenas prácticas de entre todos los CDE de la Unión Europa, se publicó en el Informe Anual de la Comisión Europea de la red Europe-Direct. .- 2013, 18 de abril: se presentó Sedas en la Secretaría de Estado para la Unión Europea que a su vez convocó los responsables de documentación de los distintos Ministerios. Destacamos la participación, a raíz de esta presentación, de la Escuela Diplomática. .- 2014, julio: presentación en la Universidade do Minho (Departamento de proyectos de Acceso Abierto) dentro de una estancia, del Programa Erasmus para el personal de la universidades (Lifelong Learning Programme), que realizó Elvira Aleixandre, documentalista, responsable del CDE de la Universitat Jaume I. .- 2014: presentación, por parte del CEU San Pablo de Madrid, en la reunión anual de la red Europe Direct que organiza la Comisión Europea y que tuvo lugar en España y Portugal. 10.- Listado de Universidades e instituciones Se listarán las instituciones que participan en Archivo Digital España Unión-Europea. 11.- Ejemplos Mostraremos dos ítems de Archivo Digital España-Unión Europea, preferentemente audio, vídeo, fotografía o documento escrito histórico.